اگر شما تصمیم گرفته‌اید که طرح مدیریت دانش را اجرا نمایید، اولین کاری که باید انجام دهید تعیین نتایجی است که می‌خواهید به آن برسید، آیا می‌خواهید چالشی را رفع کنید یا هدف شما بهبودهایی است که در نظر دارید؟ در غیر این صورت از افراد بخواهید تا به شما بگویند چه چیزهایی در حین انجام کار برای آن‌ها دردسر ایجاد می‌کند؟ به دنبال فرصت‌هایی باشید که به بهبود نقاط درد(Pain Point) (جایی که سازمان در آن مشکل دارد) از طریق تسهیم، نوآوری، استفاده مجدد و یادگیری کمک نماید.
اگر شما نتوانستید چالش یا نقطه بهبودی را بیابید و هیچ کس مشکلی که به دلیل نقص دانش به وجود آمده باشد را نداشت، اقدام به پیاده‌سازی مدیریت دانش ننمایید؛ زیرا شما با پیاده‌سازی مدیریت دانش دنبال این هستید تا راهکاری برای غلبه بر یک مشکل ارائه دهید و اینجا دلیلی برای پیاده‌سازی آن نیست.
از طرف دیگر، اگر شما چالش‌ها یا نقاط بهبودی زیادی را شناسایی کردید باید بر اساس تعدادی معیار، لیست خود را کوتاه کنید. سه چالش یا فرصتی که مدیریت دانش می‌تواند مزیت بزرگی را برای سازمان ایجاد کند، انتخاب نمایید. این سه هدف نقطه شروع برنامه شما و هسته اصلی انجمن‌ها را شکل می‌دهد. از آن‌ها برای انتخاب، شروع، مرور، تعدیل و توقف پروژه‌های فردی استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود آن‌ها نیز به دنبال کمک در دستیابی به مزایای مورد انتظار هستند، بنابراین اهداف مدیریت دانش سازمان بایستی بر اساس ماموریت و اهداف سازمانی تعیین شود.
- اخذ ورودی از کاربران
به منظور شناسایی نیازهایی که با مدیریت دانش رفع می‌شوند، باید ورودی ها را از کاربران گرفت. پرسشنامه‌هایی برای شناسایی چالش‌ها و نیازهای موجود، شناسایی فرصت‌ها و درخواست برای پیشنهادها آماده کنید. از پرسشنامه فرصت های مدیریت دانش، برای شناسایی چالش‌ها، نیازها، و پیشنهادها برای رفع آن‌ها استفاده نمایید. از این پرسشنامه برای شناسایی نیازهای کسب وکار که مدیریت دانش می‌تواند از آن‌ها پشتیبانی کند، استفاده نمایید.
- چالش‌ها
زمانی که پرسشنامه فرصت‌های مدیریت دانش را تکمیل نمودید، نتایج را وجمع‌بندی کرده و مرور نمایید. در ادامه تعدادی از چالش‌هایی که ممکن است برای شما به وجود آید ذکر می‌شود.
- تصمیمات بد: تصمیمات در سطح سازمان یا ضعیف گرفته می‌شوند یا فرایند تصمیم‌گیری زمان بر خواهد بود یا اخذ تصمیم غیرممکن است. اثرات آن مانند از دست رفتن کسب وکار، ندیدن فرصت ها و کاهش سود خواهد بود.
- توانایی کم در جستجو کردن: یافتن اطلاعات و منابع در زمانی که به آن نیاز داریم دشوار است. در نتیجه افراد زمان زیادی را برای جستجو کردن هدر می دهند و اطلاعاتی که در این جستجو به دست می‌آورند به درد آن‌ها نمی‌خورد.
- اختراع دوباره چرخ: افراد زمانی که پروژه جدیدی را شروع می‌کنند، شروع به خط خطی کردن نوشته ها می‌کنند. این کار باعث هدر رفتن تلاش‌ها، افزایش هزینه، تآخیرات و نتایج بهینه خواهد شد.
- اشتباهات تکراری: یک اشتباه یکسان، بارها و بارها اتفاق می‌افتد و این کار موجب افزایش هزینه‌ها، از دست دادن مشتری یا حس نارضایتی در وی خواهد شد.
- نمی‌دانیم چه می‌دانیم: پیداکردن کسی که در سازمان چیز خاصی را بداند، یا کاری در یک زمینه خاص انجام داده باشد یا در آن زمینه مسئله‌ای را حل کرده باشد دشوار است. تمامی مزایای استفاده مجدد از دانش و تجارب قبلی از دست می‌رود.
- بی اعتنایی: اطلاعات به آرامی ارائه می‌شود آن هم نه برای کل سازمان بلکه برای قسمت محدودی از سازمان. نتیجه آن عدم آگاهی کارکنان از آنچه که در سازمان دارد اتفاق می‌افتد، آنچه اتفاق افتاده و جایی که که سازمان در حال حرکت به سمت آن‌جا خواهد بود، می‌شود. این کار تاثیر مثبتی در دلگرمی کارکنان، رضایت مشتریان و نتایج کسب وکار نخواهد داشت.
- استانداردهای ناکافی: تعداد کمی فرآیند استاندارد، رویه، روش، ابزار، تمپلیت، و مثال در سازمان وجود دارد و کمبودها در این زمینه موجب آشفتگی در کارها، کیفیت پایین خدمات و محصولات می‌شود.
- کمبود خبرگان: یافتن خبره‌ها کاری دشوار است، تقاضا برای آن‌ها بالاست و در زمان نیاز معمولا در دسترس نیستند.
- توانایی مرجع‌دهی پایین: سازمان شما نمی‌تواند به مشتری ثابت کند که توانایی انجام کار خاصی را که اداعا کرده، دارد و قبلا مشابه آن را انجام داده است. این امر موجب می‌شود تا شانس شما برای برنده شدن در مزایده‌ها و منقصات کاهش یابد.
- زمان طولانی چرخه تولید: مدت زمان موردنیاز برای نوآوری، طراحی، تولید، فروش و رسیدن محصول یا خدمت مورد نظر به مشتری افزایش می‌یلبد. اثرات منفی مانند از دست دادن بازار، درآمد با تاخیر، از دست دادن مشتری در رقابت با رقبا را به دنبال دارد.
- فرصت ها
- سرعن و چابکی: توانایی تصمیم‌گیریسریع را افزایش می‌دهد. این کار موجب بهینه‌سازی استفاده از منابع، افزایش نرخ برنده شدن، تاثیرات مثبت روی کسب وکار خواهد شد.
- قابلیت یافتن: پیداکردن اطلاعات و منابع مرتبط راحت تر خواهد شد. دسترسی مناسب به دانش مناسب در زمان مناسب را فراهم می‌کند.
- اثربخشی: از مزایای خبرگان موجود و خبرگی آنان استفاده نمایید. اگر شما بدانید که چه کسی چه چیزی را می‌داند، می‌توانید بهترین استفاده از آن را نمایید.
- یادگیری: اطلاعات مهم به صورت گسترده و سریع ارائه می‌شود. یک نیروی کار آگاه می‌تواند در مسیر استراتژی‌های سازمان حرکت نماید.
- تکرارپذیری: آماده کردن فرآیندهای استاندارد، رویه‌ها، روش‌ها، ابزارها، تکنیک‌ها، و مثال‌ها که موجب کیفیت بالای خدمات و محصولات خواهد شد.
- فرصت‌طلبی: خبره‌های نایاب را در دسترس همگان قرار دهید. به‌کارگیری دانش از یک نقطه سازمان به نقطه دیگر در زمان نیاز، می‌تواند به برنده شدن در یک مزایده، رضایت مشتری یا حل مسئله کمک نماید.
