ابهامات زیادی در مورد این موضوع در سازمان‌ها وجود دارد و همین امر می‌تواند به عنوان مانعی در مسیر خلق ارزش از شناسایی، تسهیم و استفاده مجدد از آن در نظر گرفته شود. اما واقعا "درس‌آموخته چیست؟". در ادامه تعدادی از تعاریف ذکر می‌شود:
- یک درس‌آموخته، دانش یا درک به دست آمده از تجربه است که تأثیر قابل توجهی برای سازمان دارد. تجربه می‌تواند مثبت یا منفی باشد. موفقیت‌ها همچنین به عنوان منبع درس‌آموخته می‌باشند. سیستم‌های درس‌آموخته نسبت به سیستم‌های هشدار، بیشتر خاص سازمان هستند.
- یک درس‌آموخته، تجربه به دست‌آمده در حین انجام پروژه را مستند می‌کند. درس‌آموخته معمولا از کار کردن با یا حل چالش‌های دنیای واقعی به دست می‌آید. جمع‌آوری و انتشار این درس‌آموخته‌ها به سازمان در از بین بردن مشکلات مشابه در پروژه‌های آینده کمک می‌کند.
- درس‌آموخته، "یک حالت بالقوه شکست (ریسک یا خطر) و اقدامات احتمالی برای کاهش این خطر" می‌باشد.
- یک درس‌آموخته، تجربه یا نتیجه مجموعه‌ای از اقدامات در یک دوره از فعالیت‌ها است، خواه مثبت یا منفی. بنابراین به اشتراکگذاری آن با سایر همکاران اهمیت بالایی دارد.
- دانش به دست‌آمده از نوآوری یا یک تجربه نامطلوب که موجب می‌شود یک کارمند یا کارگر یا سازمان بتواند یک فرآیند یا فعالیت را بهبود داده و ایمن‌تر، اثربخش‌تر و کیفیت بالاتر کار خود را انجام دهد.
- دانش به دست آمده از تأمل ، تحلیل و مفهوم سازی تجربه است که پتانسیل بهبود عملکرد در آینده را دارد
از مجموع تعاریف فوق می‌توان به این نتیجه رسید که دروس، دانشی هستند که از تجربه می‌ایند که می‌تواند به دیگران کمک کرده و کارشان را بهبود دهد. اما آیا این باعث می شود آنها "آموخته شوند"؟
در واقع تفاوت بسیاری بین درس آموخته‌شده و درس شناسایی‌شده وجود دارد. کسانی که در حوزه مدیریت دانش کار کرده‌اند، حتما با سازمان‌هایی مواجه شده‌اند که درس‌های مشابهی را بارها و بارها شناسایی می‌کنند اما هیچوقت آن را نمی‌آموزند.
اگر به تعاریف فوق نیز دقت کنید: " جمع‌آوری و انتشار این درس‌آموخته‌ها به سازمان در از بین بردن مشکلات مشابه در پروژه‌های آینده کمک می‌کند." بله!! جمع‌آوری و انتشار می‌تواند کمک کند، اما به‌کارگیری آن چه؟ چکار باید کرد؟ یا در تعریف دیگر " به اشتراکگذاری آن با سایر همکاران اهمیت بالایی دارد." بله!! قطعا اهمیت دارد اما آیا به‌کارگیری آن اهمیت کمتری دارد؟
حال بیایید گام‌هایی که دروس باید طی کنند تا آموخته شوند را مرور کنیم:
- روی تجربیات تمرکز کنید و درباره آن فکر کنید. با تیم خود جلسه برگزار کنید و بحث کنید که چه اتفاقی افتاد؟
- نقاط یادگیری را شناسایی کنید. جاهایی که بین آنچه که برنامه‌ریزی کردید و آنچه که اتفاق افتاد، تفاوت وجود دارد را شناسایی کنید. منظور از تفاوت، هم نقاط مثبت و هم نقاط منفی است.
- تحلیل کنید. چرا این تفاوت ایجاد شد؟ دلیل این تفاوت چه بود؟
- تعمیم دهید. نقاط یادگیری کجاست؟ در فعالیت‌های آینده چکار کنیم تا مانع بروز مشکلات بشویم، اشتباهاتت را تکرار نکنیم و موفقیت‌ها را تکرار کنیم؟ در این مرحله، در واقع درس‌ها شناسایی می‌شوند. اگر دیگران بتوانند از آن یاد بگیرند، می‌تواند به عنوان یک درس محسوب شود و دیگران برای اینکه یاد بگیرند، نیاز دارند آموزش ببینند.
در این قسمت سعی می‌کنیم در مورد ویژگی‌های درس خوب صحبت کنیم که از عبارت "توصیه عملی خاص" می‌توان به عنوان بهترین تعریف برای درس خوب استفاده کرد.
- یک درس‌آموخته باید خاص باشد تا بتوان از آن یاد گرفت. از بیان چیزهای واضح و شفاف به عنوان درس خودداری کنید. به عنوان مثال: برای انجام فلان کار به نحو شایسته، نیاز به زمان، منابع و تلاش است. این درس نیست چون همه می‌دانند برای انجام کار نیاز به همه اینها وجود دارد.
- یک درس باید عملی باشد به نحوی که سایر افراد بتوانند آن را مجددا اجرا کنند. به عنوان مثال "سیستم بهتری برای انجام فلان کار مورد نیاز است"، سیستم بهتر یعنی چه؟ باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ چگونه بهتر کار می‌کند؟ چه اجزایی دارد؟
- در نهایت باید توصیه باشد نه صرفا مستند کردن مشاهدات. اخیرا در یکی از پروژه‌ها به اسنادی برخوردم که ادعا میشد مربوط به یکی از مهمترین پروژه‌های سازمان است و بیش از نصفی از آنها مشاهدات بود. این مستندات شرط مطرح شده در قسمت قبلی را ندارند. به عنوان مثال یکی از جملات به این صورت بود: "تیم برای انجام فلان کار با مشکلاتی روبرو شد و ..." اما اشاره ای به این موضوع نشده بود که چرا آنها با این سختی‌ها مواجه شدند؟ دلایل ریشه‌ای این اتفاقات چیست؟ توصیه شما برای سایر تیم‌ها که با این مشکل متوجه نشوند چیست؟ در این متن هیچ تحلیلی نیز وجود ندارد بنابراین می‌توان گفت که "توصیه عملی خاص" نیست.
در نهایت می‌توان اینگونه نتیجه‌گیری کرد که دروسی که شناسایی می‌شوند نیاز دارند که "توصیه‌ای باشد بر اساس تجربه تحلیل‌شده که دیگران بتوانند در راستای بهبود کارهای خود از آن یاد بگیرند."
- در عمل به کار بگیرید. یک درس برای اینکه آموخته شود نیاز دارد که همراه با عمل کردن باشد. یک سند، رویه، سیاست، دستورالعمل، ساختار، بودجه باید تغییر کند. سپس این تغییر باید به اطلاع همه افراد برسد، و در نهایت فرآیندهای کاری و نحوه انجام توسط افراد باید تغییر کند." اگر چیزی تغییر نکند، هیچ چیزی آموخته نشده است."
با توجه به مباحث مطرح‌شده می‌توان تعریف را به این شکل جمع‌بندی کرد. یک درس‌آموخته، تغییر در رفتار فردی و عملیاتی در نتیجه‌ی تجربیات می‌باشد. در حالت ایده‌آل، این تغییر باید پایدار و ثابت باشد، اما همه می‌دانیم که از یادبردن دروس اهمیتی به همان اندازه آموختن آنها دارد.
