در این مقاله 15 مسئله عمده‌ای که سازمان در پیاده‌سازی مدیریت دانش با آن روبرو می‌شوند بیان شده و برای هر کدام نیز چالش و راه‌حل آن ارائه می‌شود.
1) جلب رضایت مدیران ارشد برای اختصاص بودجه، نشان دادن حمایت و رهبری در عمل.
چالش: مدیران معمولا خدمات زبانی به مدیریت دانش ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، آنها ممکن است طرفدار استفاده از شبکه‌های اجتماعی سازمانی باشند، اما همچنان به ارسال ایمیل اقدام می‌کنند. آنها اعلام می‌کنند که "شما باید خودتان پروفایل خود را کامل نمایید" اما در عمل پروفایل مدیران را افراد دیگر تکمیل می‌کنند. به جای استفاده از ابزارهای مدیریت دانش، آن را به فرد دیگری محول می‌کنند. آنها پیاده‌سازی مدیریت دانش را می‌خواهند اما در عمل بودجه و منابعی را به آن اختصاص نمی‌دهند.
راهکار: سعی کنید در موارد زیر با مدیران ارشد به توافق برسید: بودجه منطقی برای دانشکاران و سایر هزینه‌های مدیریت دانش تصویب کنید. اطمینان حاصل نمایید که تمام رهبران مدیریت دانش زمان کافی برای انجام کار در نقش خود در مدیریت دانش را دارند و اجازه ملاقات حضوری حداقل دو ماه یکبار را خواهند داد. یاد بگیرند که چگونه خلاصه‌ای از برنامه‌های مدیریت دانش را ارئه دهند، چگونه از ابزارهای مدیریت دانش استفاده کنند و برای انجام فرآیندهای رهبری از آن استفاده کنند. برقراری جلسات منظم به منظور آگاهی از فعالیت‌هایی که سازمان در مدیریت دانش انجام می‌دهد. اختصاص وقت در جلسات مدیریتی یا همایش‌های مدیران و کارکنان برای انتقال پیام‌های مدیریت دانشی می‌تواند مفید باشد. اطمینان از اینکه اهداف مدیریت دانش برای همه کارکنان تنظیم شده و اجرایی شده است. بازبینی مجدد اهداف مدیریت دانش به همان حساسیتی که در مورد سایر شاخص‌ها به کار برده می‌شود. پاداش به کارکنانی که تسهیم، نوآوری، استفاده مجدد، یادگیری، و همکاری تیمی با دیگران دارند.
2) تعادل بین اجزای مدیریت دانش (افراد، فرآیند و فناوری)
چالش: سریعا به سمت انتخاب و پیاده‌سازی فناوری و سیستم می‌روند و افراد و فرایند کار و در واقع فرهنگ‌سازی را فراموش می‌کنند.
راهکار: فناوری مهم است زیرا باید افراد و فرآیندها را پشتیبانی نماید تا مدیریت دانش به اهداف اصلی خود برسد اما انتهای کار نیست و در واقع نباید جای وسیله و هدف با هم عوض شوند. با نیازهای سازمان کار خود را شروع کنید نه با جستجو برای راه استفاده از ابزاری که قبلا خریداری کرده‌اید.
3) دستیابی به مزایای ملموس که اهداف و اولویت‌های سازمان را پشتیبانی می‌کند.
چالش: مدیریت دانش به اهداف سازمانی متصل نیست. نمی‌توان نشان داد که ارزشی را به کسب و کار اضافه می‌کند.
راهکار: اهداف کسب وکار را با اهداف مدیریت دانش همسو نمایید. نمایش اهداف مدیریت دانش در عمل که لیستی از آنها عبارتند از: توانایی تصمیم‌گیری بهتر و سریعتر، یافتن راحت‌تر اطلاعات و منابع موردنیاز، استفاده مجدد از ایده‌ها، مستندات و خبرگی، جلوگیری از دوباره‌کاری‌ها، جلوگیری از وقوع مجدد خطاها، استفاده از مزایای خبرگی‌ها و تجارب موجود، دسترسی به اطلاعات مهم و اساسی سریعتر و گسترده‌تر، ارتقای استانداردها، فرآیندها و رویه‌های پرتکرار، مهیا کردن متدها، ابزار، تمپلیت‌ها، تکنیک‌ها و مثال‌ها، راحت‌تر کردن دسترسی خبرگی‌های نایاب، نشان دادن به مشتریان که دانش چگونه به نفع آنان مورد استفاده قرار می‌گیرد، محول و خدمات سریعتر به مشتری ارائه شود، کمک به سازمان برای افزایش اندازه خود، امکان استفاده مجدد از بهترین تجارب سازمان و نوآوری و رشد حیرت‌آور. بعدها در مقاله‌ای جداگانه در مورد این 15 مزیت مدیریت دانش به صورت جداگانه توضیح خواهیم داد.
4) ایجاد انگیزه در افراد برای تسهیم، نوآوری، استفاده مجدد، همکاری و یادگیری
چالش: افراد بیان می‌کنند که وقت کافی ندارند، نمی‌دانند چه انتظاری از آنها وجود دارد، و مدیران از آنان انتظاری بابت انجام درست فعالیت‌های مدیریت دانش ندارند.
راهکار: ایجاد انگیزه در افراد از طریق اهداف و معیارها، شناسایی و پاداش، بازی‌کاری، و انگیزه‌های مثبت و منفی. رهبران بایستی اهداف را مشخص کرده و ارائه دهند، پیشرفت برنامه‌ها و اهداف را گزارش بگیرند، بازبینی کنند، و کسانی که بهتر کار کرده‌اند را مورد تشویق قراردهند و در سازمان معرفی کنند.
5) طراحی چشم‌انداز در مورد اینکه مدیریت دانش چگونه باید کار کند، پیوسته کار کردن برای رسیدن به چشم‌اندازی که تعریف کرده‌اید.
چالش: وضعیت نهایی تعریف نشده، متقاعد کننده نبوده و به ضعیفی نمایش داده شده است. برای کارکنان مشخص نیست که چرا مدیریت دانش مورد نیاز است.
راهکار: ارائه یک چشم‌انداز روشن برای اینکه مدیریت دانش چگونه باید کار کند. سپس به صورت پیوسته پیاده‌سازی شود، بهبود یابد و اجزای افراد، فرآیند و فناوری برای رسیدن به چشم‌انداز تکرار شود.
6) تعریف موارد استفاده [1]متقاعدکننده به صورت واضح برای افراد و پاسخ به این سوال که "در این راهکار چه چیزی برای من وجود دارد؟".
چالش: تقاضاهایی که از افرادی که در فعالیت‌های مدیریت دانش شرکت می‌کنند، محدود به درخواست‌های مبهمی مانند "ما از همه می‌خواهیم که به دنبال ارتباط گرفتن و تسهیم باشند" می‌شود. اگر شما درخواست خودتان را خاص تر نکنید، نمی‌توانید به موارد استفاده جذابی برسید. اگر شما بگویید:"آیا شما نمی‌خواهید همکاری جهانی را آغاز کنید؟". این جمله هیچ معنی‌ای نمی‌دهد.
راهکار: از افراد بخواهید که مدیریت دانش را برای وظایف خاصی که برای آن مناسب‌تر است استفاده کنند، مانند تسهیم، پرسیدن، یافتن، پاسخ دادن، شناختن، اطلاع دادن و پیشنهاد. بر روی موارد استفاده واقعی بحث کنید و مشخص کنید که ابزاری که می‌خواهید استفاده کنید در واقع چه مزایای بیشتری برای فرد ایجاد می‌کند.
7) درخواست از افراد که راحت سوال بپرسند و کمک بخواهند
چالش: افراد معمولا از درخواست کمک از دیگران در جمع، ارتباط گرفتن با افراد سایر سازمان‌ها، و یا گفتن اشتباه یک مطلب اجتناب می‌کنند. آنها در سکوت بودن را به نمایش بی اطلاعی خود از یک موضوع به جهان، مورد نقد واقع شدن، سرزنش شدن یا تمسخر شدن ترجیح می‌دهند.
راهکار: اسان کردن راه‌هایی که در انجمن‌ها افراد ارتباطات بر پایه اعتماد شکل دهند و بتوانند بهتر افرادی را که از آنها درخواست کمک می‌کنند، بشناسند. شناختن جاهایی که افراد می‌توانند سوالات خود را در آن مطرح کنند را به وسیله لیستی از این انجمن‌ها، قابلیت جستجوی آسان در انجمن و ایجاد تنها یک انجمن برای هر موضوع تخصصی کمک کننده خواهد بود. امکانی را فراهم کنید که افراد بتوانند از طرف دیگران هم سوال بپرسند و به عنوان با یک نام مستعار یا بدون نام وارد شوند.
8) امکان یافتن اطلاعات مفید را آسان نمایید.
چالش: افراد نمی‌توانند اطلاعات، منابع، یا خبره‌هایی که برای انجام کار خود به آنها نیاز دارند را بیابند. قسمت جستجو فعال نیست و زمانی هم که فعال است، محتوای ناکامل، منسوخ شده و یا غیر مرتبط در اختیار قرار می‌دهد.
راهکار: اضافه کردن دکمه"من این را مفید یافتم" یا دکمه‌ای شبیه Like کردن اما خاص‌تر برای تمام محتواها؛ تشویق افراد برای کلیک روی آن در زمانی که محتوایی را یافتند که قابل استفاده مجدد باشد. امکان تگ کردن را برای افراد مهیا کنید. امکان جستجو بر اساس تاریخ، تگ، بیشترین لایک شده‌ها توسط کاربران، و ... را ببینید. محتوای با بیشترین تگ، کلیک‌های بر اساس "من این را مفید یافتم" را در صدر نتایج جستجو قرار دهید. عناوین دارای اولویت بیشتر برای سازمان را مشخص کنید.
9) افراد را به هم وصل کنید تا زمانی که به کمک همدیگر نیاز داشته باشند، در دسترس باشند.
چالش: تمرکز برنامه‌های مدیریت دانش بر روی استفاده از افراد در ارائه فرم‌ها، کمک در مستندات، یا به روز کردن پروفایل مهارت‌ها است. ثابت شده است که این کار دشوار است.
راهکار: یکی از بزرگان مدیریت دانش می‌گوید: "اگر شما از فردی بخواهید تا دانش خود را در زمینه کاری خود که الان مورد استفاده قرار می‌گیرد به شما بدهد، آن فرد معمولا درخواست شما را رد نمی‌کند، اما اگر از او بخواهید تا دانش خود را به شما بدهد که شاید در آینده از آن استفاده نمایید، آن فرد معمولا از این کار سرباز می‌زند." بهترین روش، استفاده از مستندات و خبره‌ها در زمان نیاز است. این حالت به بهترین وجه در انجمن‌های خبرگی اتفاق می‌افتد. اگر شما به یک مستند یا خبره نیاز دارید، درخواست خود را به مرتبط‌ترین انجمن خبرگی اعلام نمایید. اگر این انجمن به همان صورتی که از آن انتظار می‌رود کار کند، شما به یک یا چند پاسخ برای سوال خود خواهید رسید. مستندات و خبره‌ها در پاسخ به سوال شما بیرون می‌ایند. با مطالعه همه پاسخ‌ها، شما می‌توانید حسی نسبت به موضع پیدا کرده، مستندات را مشاهده کرد و نقطه نظرات مختلف را با هم مقایسه نمایید و مستندات و پاسخ‌ها را با هم ترکیب کرده و پاسخ سوال خود را بدست آورید.
10) بهبود تصمیمات، اقدامات و یادگیری.
چالش: تعریف برنامه‌های مدیریت دانش با مفاهیم مبهمی مانند "افزایش تعاملات"، "ارزش افزوده" یا "مدیریت تغییرات" انجام می‌شود اما در عمل، اندازه‌گیری و دستیابی به آنها دشوار است.
راهکار: تلاش‌های مدیریت دانش را مستقیما به فرایندهای کلیدی کسب وکار متصل نمایید. اهداف و معیارهایی برای نشان دادن اینکه مدیریت دانش به افراد در تصمیم‌گیری بهتر، انجام کار به صورت اثربخش و یادگیری از دیگران کمک کرده است، تعیین کنید.
11) بر روی چند راهکار تمرکز کنید، اهداف کمی را تعیین کنید و برای تحقق همه چیز تلاش نکنید.
چالش: حداقل پنجاه جزء یا راهکار در زمینه افراد، فرآیند و فناوری برای پیاده‌سازی وجود دارد که همگی وسوسه کننده است که اجرا شوند. مقاومت در برابر جذابیت تکنولوژی و سایر راهکارهایی که خوب به نظر می‌رسند دشوار است. سازمان‌ها معمولا تمایل به پیاده‌سازی لیست طولانی راهکارهای مدیریت دانش هستند.
راهکار: سه هدف کلی را برای کارکنان مشخص کرده و در طول یکسال فقط این سه مورد را از آنها پیگیری نمایید. سه هدفی را انتخاب نمایید که قابل اندازه‌گیری و پیاده‌سازی باشند. این سه هدف را به عنوان پایه‌های ارتباطات آتی خود در نظر بگیرید که همه اهداف به خاطر بیاورند. اهداف کلی برای سازمان تعیین کرده و به صورت منظم از آن گزارش بگیرید تا محقق شدن این اهداف را پیگیری کنید. تعدادی از راهکارهای مدیریت دانش که مزایای بیشتری را در کوتاه مدت برای سازمان شما به ارمغان خواهند اورد انتخاب کنید. با راهکارهایی که مزیت‌های آن اثبات شده‌اند شروع کنید هرچند که کسل کننده و قابل پیش‌بینی به نظر برسند.
[1] Use case
مهسا سادات بختیاری